客戶背景
貨運代理
處理空運及海運的中型貨代,主要走珠三角和東南亞線
導入前的困境
同事每天要跟客戶在 WhatsApp 來回確認裝箱單、發票、提單資料。同一批貨要分別填進船公司系統、報關表格和客戶自己的格式,抄錯一個櫃號或件數就要重來。HS code 和貨品描述只有資深同事熟,新人經常要問好幾次才敢出單。
我們的方案
- 從客戶 WhatsApp 傳來的訊息和 PDF 自動提取裝運資料,填入公司標準表格
- 按目的地和運輸方式檢查必填欄位,缺什麼資料先列出來提醒跟進
- 根據貨品描述建議 HS code 和報關用語,由同事確認後才正式出單
成果
- 60%
- 單證準備時間縮短(半天變約 2 小時)
- <1%
- 提單及報關資料錯誤率(之前約 8%)
- 2 週
- 新人可獨立處理常規案件(之前約 2 個月)